Adzi, nie rozumiem czemu chcesz komplikować sprawę "karteczkami"? Zrzucasz cały problem wprowadzenia/weryfikacji danych na "admina", jak rozumiem nie ma to być serwis z 20 rekordami tylko coś większego i raczej przyjaznego dla usera, który chce:
* sprawdzić czy nie kupuje kradzionego sprzętu
* umieścić w bazie sprzęt na wypadek jego kradzieży/zgubienia
* poinformować o kradzieży/zgubieniu
* poinformować właściciela o znalezieniu sprzętu bądź oferty jego sprzedaży

Kolejna sprawa to dane osobowe jakie chcesz zbierać, czy jesteś w stanie zabezpieczyć bazę zgodnie z wymogami GIODO? IMHO nie ma potrzeby zbierania danych osobowych.